项目名称：某高校档案信息化建设

项目周期：3个月

项目类型：智慧档案

应用行业：政府单位档案馆、各地市图书馆、企事业单位档案馆、有保密需求的单位

关键技术：数据挖掘、自然语言处理等。

一、 项目背景

教育部、国家档案局在《高等学校档案管理办法》中明确提出，要“促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”，“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，“加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行"。

高校档案，是高校在日常管理、招生教学、基础建设、科学研究等活动中直接形成的对社会、学校和学生具有保存价值的历史记录;是对高校办学历史、办学经验、办学成果全面真实的记录;是反映高校党政管理、培养人才、科学研究、服务社会、对外交流等各项工作的综合记录，具有非常大的数据价值。

客户痛点

学校档案库存量大，且在持续增加，现有人员已不足以支持此项工作，碰到急需某份档案的情况，不能及时调取提交；有些档案甚至无法找到；有时因为环境、时间等综合因素因素，导致档案模糊、破损等，最终无法完全完好地保存档案。

实施目标

通过智慧档案来对高效档案进行全流程化管理，既能保证档案的绝对安全，又能提高录入、查询、调取的效率，实现档案在线著录、整编、分类。档案出入库自动登记台账，档案自动定位，实现无需存放，有序管理。

二、实施方案

总体设计

本次，由橙色云提供的高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理和预留接入学院办公系统等功能模块。可兼容多种格式，多种途径收集，实现档案在线著录、整编、分类。档案出入库自动登记台账，档案自动定位，实现无需存放，有序管理。配备环境控制系统。

1、档案智能检索模式。档案智能检索平台提供数据的检索，包括目录数据、电子档案全文、照片数据、音视频数据、文献数据等。通过智能检索服务子系统，能够为档案的研究者、利用者提供高效的一站式检索。

2、档案热词分析。以档案和资料文件数据为基础，通过对档案全文数据挖掘和分析，根据词语的出现频率并抽取某行业或与某主题有关的目标关键词语。根据输入的检索条件，查询出这些词语并列表显示

3、语义网检索。语义网络是对现实世界中的概念进行建模，维护概念与概念之间的语义关系，包括：上下位关系、同义关系、反义关系、部分－整体关系、属性－属主关系、材料－产品关系、实施者－接受者关系、时间－事件关系、地点－事件关系、相关关系等关系。通过语义网络可以查询词条的相关信息，并以网络图直观展示。

4、配备环境控制系统。既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、操作简单、使用方便、安全可靠等优点。可实现档案库房环境的远程控制与管理，自动调控库房湿度、净化库房空气，使档案保存更长久，库房环境更健康。

核心优势

优势一：档案馆权限管理、操作过程全流程监控，出入库双向追溯。

优势二：极致安全，全库区红外感应、24小时监控，全方位保护档案安全。

三、实施效果

实施成效

高校采用橙色云提供的智慧解决方案后，不仅解决了人员“心有余而力不足”的问题，也解决了临时急需不能及时调取的问题，哪怕时间再久的档案，都能一键查询调取。加上所配备的环境系统，使得纸质档案能够完好保存。双向解决并保障档案的安全性问题。